Geïnspireerd door de Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen uit de Arbo-wet en de Handreiking Meldingen van seksueel grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer van de regeringscommissie o.l.v. Mariëtte Hamer hebben we een aantal aandachtspunten geselecteerd die ons relevant lijken voor de Afdeling GroenLinks Baarn e.o. Hoewel de Handreiking specifiek is geschreven voor seksueel overschrijdend gedrag, zijn de geselecteerde tips relevant voor alle meldingen van ongewenst gedrag. De wegwijzer kan gezien worden als een verantwoording van wat er in het visiestuk Omgaan met ongewenst gedrag Afdeling GroenLinks staat en kan tegelijkertijd als checklist worden gebruikt die er van tijd tot tijd nog eens wordt bijgehaald.
1 Wees goed voorbereid
- Zorg dat ongewenst gedrag wordt voorkomen door aandacht te besteden aan een veilige cultuur binnen de Afdeling.
- Zorg dat binnen de Afdeling duidelijk is wat ongewenst gedrag is. Zorg dat actuele en heldere informatie over ongewenst gedrag voor alle leden beschikbaar is.
- Stel samen met de leden een gedragscode op, draag die als afdeling uit, en zorg ervoor dat deze helder, bekend en vindbaar is.
- Denk van te voren na over wat te doen bij meldingen van grensoverschrijdend gedrag.
- Organiseer alle deskundigheid die nodig is om goed voorbereid te zijn op een melding en bepaal daarbij of deze deskundigheid beter intern of extern georganiseerd kan worden. Zorg voor transparantie in de procedure en waarborg de onafhankelijkheid van aangestelde personen.
- Ontwikkel een meldingsprotocol voor de Afdeling om de processen rond een melding duidelijk te maken en ze sneller op te kunnen pakken. Zorg ervoor dat het protocol helder, bekend en vindbaar is.
2 Wat te doen bij een melding?
- Bepaal of je te maken hebt met een melding, signaal of klacht en neem op basis daarvan vervolgstappen. Neem ook anonieme meldingen serieus.
- Ga bij een melding in gesprek met de melder en zorg voor een goed eerste gesprek, want een melding doen is een grote stap. Dit gaat niet om het beoordelen van de aannemelijkheid van de melding, maar om het volgen van het verhaal van de melder. Daarbij moet in eerste instantie steun, erkenning en informatie worden geboden en getoond worden dat de melding wordt opgepakt, met oog voor de behoefte van de melder.
- Neem geen overhaaste beslissingen en breng zoveel mogelijk informatie over de melding, de situatie, de context en de belangen in kaart.
- Niets doen is geen optie, meldingen moeten altijd opgepakt worden. Dat is beter voor de melder en de organisatie, en is bovendien wettelijk verplicht.
- Een melding kan niet altijd vertrouwelijk worden behandeld, bijvoorbeeld vanwege de ernst van de situatie. Wees daar transparant over naar de melder.
- Wees zorgvuldig naar alle partijen, met oog voor ieders belangen. Het uiteindelijke doel moet zijn dat het ongewenst gedrag wordt gestopt.
- Handel in een ernstige situatie direct, maar zeer zorgvuldig naar alle betrokkenen. Een van de belangrijkste elementen is dat er steeds goed met de melder wordt gecommuniceerd.
- Neem, indien nodig, tijdelijke maatregelen zoals het discreet vrijstellen van vrijwilligerswerk van de beschuldigde en/of het tijdelijk niet deelnemen aan bepaalde activiteiten door deze.
3 Evaluatie
- Besteed veel zorg aan het na-traject en de begeleiding achteraf van alle betrokkenen in de organisatie.
- Evalueer zowel tussentijds als na afloop van het proces en pas zo nodig het beleid binnen de organisatie aan.
Bronnen
Baarn / Eemnes, 4 september 2023
Alice van Kalsbeek/Veronica Selleger